Comment préparer la rentrée pour son cabinet ?

Actualités Actualités  |  31.08.20
Préparer la rentrée pour son cabinet

Les vacances judiciaires se terminent cette année le vendredi 4 septembre. La rentrée approche donc à grands pas pour le secteur de la justice.

Cette période est souvent compliquée à gérer en terme de stress et de délais, car pendant que vous étiez en congés au soleil, votre boîte mail à continué de recevoir des centaines de messages de clients tous plus impatients les uns que les autres, malgré votre message automatique d’absence. 

Global Visio vous partage donc ses meilleurs conseils pour aborder la rentrée sereinement :

Commencer par traiter vos emails

A peine arrivé au cabinet, vous vous retrouvez face à un ordinateur avec une messagerie sur le point d’exploser. Commencez par supprimer les spams et les newsletters, vous devriez commencer à y voir plus clair. Ensuite, pensez à utiliser les fanions de couleurs (encore trop peu utilisés) afin d’identifier le niveau de priorité de chaque email.

Pour cela, utilisez la matrice d’Eisenhower de la manière suivante : 

  • Urgent & important > Faites-le tout de suite
  • Important mais pas urgent > Planifiez-le
  • Urgent mais pas important > Déléguez-le 
  • Pas urgent et pas important > Éliminez-le

Réunissez vos collaborateurs

Survolez l’ensemble de vos dossiers en cours afin de vous replonger dans le vif du sujet, à tête reposée. Retrouvez vos collaborateurs pour une point d’équipe, connaître les éventuels nouveaux clients pendant votre absence, discuter des affaires terminées ou à venir.

Pensez organisation

Essayez d’éviter de tomber dans les écueils de l’année passée, terminée les nuits passées au cabinet parce que vous êtes en retard sur un dossier important. La clé repose sur de l’organisation. En France on a tendance à penser que si on reste tard au bureau c’est parce qu’on occupe une place importante et qu’on a beaucoup de travail, alors qu’aux USA par exemple, rester après 18h au bureau est mal vu et est synonyme d’une mauvaise organisation sur son temps de travail. Peut-être devrions-nous prendre exemple ? A méditer… 

Pour cela, commencez par vous fixer des objectifs réalistes et à les tenir avant d’en fixer d’autres. En effet, la pire chose qui puisse arriver c’est de voir son travail de la veille empiéter sur sa journée du lendemain, et ainsi de suite, on devient vite déborder et le navire finit par prendre l’eau.

Une journée ne fait que 24h pour tout le monde, ne l’oublions pas. Il est donc intéressant de déléguer certaines tâches chronophages, telles que la comptabilité par exemple. Grâce à visio-avocats.pro par exemple, vous pouvez demander à vos clients de vous régler une prestation en ligne, par carte bancaire, depuis votre espace connecté sécurisé. Vous obtenez ensuite une facture prête à l’emploi. Un bon moyen au passage de réduire les risques d’impayés du premier RDV.

Vous avez pris des bonnes habitudes pendant l’été ? Gardez-les !

Si durant votre pause estivale bien méritée vous avez enfin pu vous replonger dans la lecture, faire du sport ou vous adonner à votre nouvelle passion, tant mieux. Mais pour conserver les effets bénéfiques de ces bonnes habitudes, il est important de réussir à les conserver durant toute l’année.

N’hésitez pas à vous levez ½ heure plus tôt pour sortir faire un footing avant d’attaquer la journée, à vous inscrire dans une salle de sport, à venir en vélo au cabinet où bien ne serait-ce qu’à prendre les escaliers au lieu de l’ascenseur. Il y a un début à tout. Vous verrez, sur le long terme, vous serez heureux de voir qu’il est possible d’allier travail intense et activité physique.

Préparer la rentrée pour son cabinet

Besoin de nouveaux outils ?

La rentrée peut être une opportunité pour changer certaines habitudes, modes de travail ou bien pour vous faciliter des tâches.

Pourquoi ne pas investir dans le nouvel outil en ligne dédié à la profession d’avocat ? 

Avec Visio-Avocats.Pro, gagnez du temps en faisant vos RDV par visioconférences sécurisées et illimitées. Mais ce n’est pas tout, bénéficiez d’un module de paiement intégré pour facturer vos clients et que ceux-ci vous règlent directement par carte bancaire, sans aucun frais.

En plus de cela, personnalisez au nom et logo de votre cabinet l’ensemble de l’outil. C’est comme si vous aviez votre propre service de visioconférence “maison”. Cela peut constituer un nouveau service que vous pouvez proposer à vos clients, qui eux sont de plus en plus digitalisés. Par ailleurs, imaginez le gain de temps, vous évitez certains déplacements long et coûteux pour vous et vos clients.

Devenez visible, pour de vrai

En 2020, il est essentiel d’avoir un site internet de qualité et bien référencé. Pour obtenir de nouveaux clients pour votre cabinet, internet est la source principale.

Ne cherchez pas à vouloir tout faire tout seul, comme nous l’avon vu plus haut, n’hésitez pas à déléguer. Faites appel à des professionnel qui pourront vous aider à créer le site de vos rêves et à le référencer pour atteindre vos objectifs. Jetez un oeil par ici : https://www.digistone.fr/ Vous mettez ainsi en avant votre cabinet, vos collaborateurs et vous-même, dans les domaines qui vous réussissent le mieux. 

Valentin Petitclerc

Valentin Petitclerc

Chief Digital Officer (CDO) | Visio-Avocats

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