Comment faire du télétravail en étant avocat ?

Visio-Avocats Visio-Avocats  |  20.03.20
Télétravail avocat

Le télétravail se démocratise de plus en plus, surtout lors de périodes telles que nous les connaissons actuellement où quasiment une personne sur deux est en télétravail. Mais s’organiser pour mettre en place ce type de pratique peut ne pas toujours être simple.

Lorsque vous êtes avocat, mettre en place du télétravail ne pourra se faire qu’en ayant l’assurance de conserver le secret professionnel, d’avoir une connexion internet un minimum sécurisée (ce qui exclut les wifi publics) et surtout des outils appropriés. 

En effet, même lorsque vous n’êtes pas au cabinet vous devez conservez des moyens de communication avec vos clients et vos collaborateurs comme s’ils étaient physiquement présents.

Pourquoi passer en “mode télétravail” ?

Qu’il s’agisse simplement d’un imprévu ou d’un impératif ou même d’un cas de force majeure où le confinement à domicile est devenu obligatoire, comme durant cette période de crise épidémique liée au Covid-19, le télétravail peut vite s’avérer être votre seule solution.

Nous savons qu’en tant qu’avocat vous devez pouvoir contacter vos clients actuels et pouvoir être contacté par de potentiels nouveaux clients à tout moment. Mais ce n’est pas tout, il vous faut aussi maintenir le lien avec vos collaborateur(ice)s et vos assistant(e)s si vous en avez. 

Il est donc nécessaire d’être bien préparé pour tenir vos RDV quotidiens, donner des consultations et apporter des réponses à vos clients.

Pour gérer vos affaires, il est essentiel d’utiliser les bon outils.

La logistique du télétravail : 

L’élément principal du télétravail est  bien-sûr l’ordinateur portable. Pensez à régulièrement à le mettre à jour, à utiliser un générateur de mots de passe mais surtout à utiliser un service cloud pour ne pas, une fois chez-vous, vous retrouver sans accès à l’ensemble de vos documents qui seraient restés sur le disque dur de votre ordinateur de bureau.

Pour communiquer au quotidien avec vos équipes et clients, de nombreux moyens sont à votre disposition pour optimiser votre télétravail.

Il n’y a pas que les e-mails, le téléphone ou le courrier, aujourd’hui de nombreux services tels que Slack peuvent servir de chat en temps réel. 

En terme d’outils collaboratifs, l’utilisation de documents sur Google Drive, par exemple, peut vous permettre de faire des modifications visibles par vos équipes après avoir déterminé les personnes ayant des droits d’accès.Pour transférer des fichiers volumineux, vous pouvez par exemple utiliser un outil tel que WeTransfer.

l’avis de l’expert

Afin d’être en conformité avec votre déontologie, pensez à vérifier où sont stockées vos données.

 

Passez à la visioconférence 

La visioconférence est le moyen idéal pour conserver un contact humain, plus qu’un simple appel téléphonique, vous travaillez avec vos collaborateurs ou clients comme s’ils étaient dans la même pièce que vous.

Si vous avez un ordinateur et une webcam, alors vous êtes prêt pour la visio.

Dans le contexte actuel lié à la propagation du Coronavirus, VISIO-AVOCATS met à votre disposition un système de génération de réunion en visioconférence pour poursuivre le traitement de vos dossiers avec vos clients et confrères depuis chez vous. La visio est sécurisée, en Haute Définition et fonctionne sur ordinateur (de préférence sur Chrome/Safari), comme sur tablette ou smartphone.

Profitez dès maintenant d’un mois d’essai gratuitement.

D’un simple clic :

  • Organisez des RDV avec vos clients
  • Synchronisez vos RDV avec les agenda électroniques
  • Présentez des documents / Partagez votre écran
  • Exercez comme si vous étiez dans votre cabinet
  • Optimisez votre télétravail 

Cette solution conçue par Vincent DURAND, avocat au Barreau de LYON, incubée par la Commission Innovation du même Barreau, constitue aussi un mode d’exercice du télétravail car vous pourrez également échanger avec vos assistant(e)s et collaborateur (rice)s.

Nous vous invitons à découvrir ses bénéfices et à vous inscrire, si vous le souhaitez, directement sur le site et profitez dès maintenant d’un mois d’essai gratuitement en cliquant ici.

Organisez votre temps de travail et votre agenda 

En télétravail il est essentiel de segmenter son emploi du temps et de définir en avance les horaires de travail, les temps de pauses etc… Surtout dans une période où tous les enfants sont à la maison, que le conjoint est également en télétravail et qu’il y a les devoirs à surveiller… 

Pensez à utiliser un agenda électronique tel que Google Agenda ou Outlook Agenda par exemple pour organiser votre journée, voire votre semaine, avec des plages horaires dédiées à des tâches précises. En donnant de la structure à votre travail, vous vous assurez ainsi de ne pas vous sentir dépassé et vous y voyez plus clair sur le moyen/long terme.

Comment maintenir le lien avec ses clients ?

Prévenez vos clients, en amont, que vous passez en télétravail, vous pouvez par exemple le mentionner dans votre signature d’e-mail, votre newsletter, le site web de votre cabinet

Soyez pédagogue et expliquez comment vous comptez maintenir la continuité de votre activité et quels sont vos moyens pour y parvenir. 

Par exemple, lors du prochain RDV que vous devez avoir au téléphone avec un de vos clients, envoyez-lui plutôt une invitation par e-mail pour une visioconférence que vous aurez préalablement programmée depuis l’outil visio-avocats.pro. En plus, l’horaire de votre visioconférence s’inscrit dans votre agenda et celui de votre client, pour ne pas être en retard à l’heure du RDV, on n’a pas trouvé mieux.

Si vous avez des questions n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : bonjour@visio-avocats.com ou bien sur le chat de notre site (en bas à gauche). Notre équipe aura le plaisir de répondre à toutes vos questions.

Valentin Petitclerc

Valentin Petitclerc

Chief Digital Officer (CDO) | Visio-Avocats

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